Conocer qué son los libros contables ayuda a tener una visión más clara del rendimiento y la situación financiera de una empresa.
Así, puedes saber con exactitud la liquidación de los impuestos que se deben pagar y las deducciones a las que tienes derecho.
Y existen diferentes formas de hacer estos registros contables, que puede ser con la ayuda de un contador o mediante un software especializado en la administración de las empresas, conocido como libros contables electrónicos en excel.
En este artículo verás todo sobre los libros contables en contabilidad, su importancia y los tipos que existen.
Incluso, descubrirás cuáles son los libros contables obligatorios que debe tener una empresa y cómo se gestionan.
Comencemos.
¿Qué son libros contables?
La definición de libros contables es que son documentos que le permiten a un contribuyente llevar el registro contable de su empresa, hacer un balance cada año y respaldar su actividad ante el SII (Servicios de Impuestos Internos).
Cada empresa debe cumplir con la legalización de los libros contables y tenerlos actualizados, de no hacerlo, pueden ser sancionados con multas.
Características de los libros contables
Las características de los libros contables son:
- Son de carácter tanto voluntario como obligatorio.
- Están compuestas por anotaciones de los registros contables que deben realizarse en orden cronológico.
- Pueden hacerse de forma digital o en papel.
- Registran información tanto contable como financiera.
- Tienen validez legal.
Importancia de los libros contables
La importancia de los libros contables consiste en lograr un orden financiero dentro de la empresa, pero su uso dependerá del rubro o nicho del negocio, de la categoría del contribuyente y del tipo de compañía.
Función de los libros contables
La principal función de los libros contables es que los autónomos y empresas lleven una contabilidad ordenada y sigan de modo cronológico todas las operaciones que son administrativas y mercantiles.
Tipos de libros contables que existen
Los tipos de libros contables son:
Libro Diario
El libro contable diario, como su nombre lo indica, es donde se registran cada día las actividades económicas que tiene el negocio.
Sus anotaciones se realizan en las columnas del libro contable debe y haber, que son los ingresos de la empresa y las salidas que experimenta el negocio.
El proceso contable en el libro diario logra disminuir los errores en la contabilidad.
Libro Mayor
La apertura de libros contables es la que da inicio al Libro Mayor, una vez se ha hecho el asiento, se transfieren los movimientos a este libro.
El libro mayor contable tiene como objetivo registrar las operaciones comerciales, después de pasar por el Libro Diario.
Este clasifica y agrupa todas las operaciones comerciales que se han realizado en la empresa, informando y ordenando todos los montos de las operaciones, bienes y obligaciones del negocio.
Libro de Inventarios y Balances
Los libros contables de una empresa deben tener el de Inventarios y Balances, ya que son obligatorios en Chile.
En este se registran todos los activos fijos que tiene la compañía y la mercancía. Además, se anota todo lo relacionado a las deudas pendientes, es decir, deudores y acreedores.
Libro de Inventario Inicial
Describe los Activos, Pasivos y el Capital de la empresa. Todos los comerciantes deben hacer en el libro de inventarios y balances, un planteamiento de todos sus bienes.
Esto debe ser tanto de sus inmuebles como de los créditos, según indica el artículo N°29 del código de comercio de libros contables.
Libro de Balance General
Es una parte importante al momento de determinar los ejercicios comerciales. Está formado por saldos de las cuentas Activos y Pasivos.
Gracias a esto, determina todos los resultados de la gestión y depende del tiempo que sea establecido.
Libro de Estado de Resultados
Es presentado y preparado cuando se termina el ejercicio comercial, siendo una forma de establecer el resultado de la gestión.
Está conformado por resultados de ganancias y pérdidas, donde se considera si las pérdidas son más que las ganancias o al contrario.
Libro de Inventario Final
Se enseña el Activo, el Pasivo y el Capital al haber culminado el ejercicio comercial. El código de comercio del artículo N°29 explica que al finalizar cada año se forma en este libro un balance general.
En este se incluyen todos los negocios bajo las responsabilidades establecidas en este código IV.
Libro de Remuneraciones
Los libros contables principales y auxiliares se clasifican según las actividades empresariales que se desarrollen.
Es obligatorio para los que tengan cinco o más trabajadores en la empresa y es un libro que forma parte de los auxiliares.
Su función es especificar el registro total de las remuneraciones. Todo lo que se encuentre registrado en el libro será parte de los gastos de la empresa.
Libro de Compras y Ventas
En la actualidad, el libro contable de las compras y ventas no es obligatorio, porque desde el año 2017 el SII lo excluyó solo para los contribuyentes que deban pagar el impuesto del IVA.
Aunque no es obligatorio, sí se recomienda para un mejor orden de información importante, permitiendo responder a cualquier duda en todo momento y evitando los desórdenes de las finanzas.
Libro de Fondo de Utilidades Tributarias (FUT)
Es catalogado como un libro de control por el SII. Todos los contribuyentes que declaran renta en primera categoría demostradas en el libro Diario y Mayor, es obligatorio este libro.
Este registra la historia de los libros contables, tanto de las utilidades tributables como de las no tributables.
Es recomendable empastar los libros contables de FUT porque pertenecen a los libros auxiliares.
Libro de Inventarios
Este es uno de los libros contables según el régimen tributario de Renta Efectiva que debe llevar un contribuyente.
Se encarga de llevar de forma cronológica un registro al igual que las compras y ventas, pero con la diferencia que es de las entradas y salidas de las mercancías que están en bodega y como inventario en otras compañías.
Debe realizarse la impresión de libros contables que son de Inventarios.
Libro de Ingresos y Egresos
Para los contribuyentes del Régimen Semi Integrado, es obligatorio el libro. Este se encarga de registrar los ingresos y egresos de la compañía, donde se incluyen la contratación de servicios, gastos, compras, impuestos, honorarios, etc.
¿Cuáles son los libros contables obligatorios en Chile?
Los libros contables obligatorios en Chile bajo el régimen de Renta Efectiva, son:
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Libro de Inventarios y Balances.
¿Quiénes están obligados a llevar los libros contables en Chile?
Los que están en la obligación de llevar los libros de contabilidad, según el código de comercio, la normativa fiscal que incluye la ley de los impuestos de sociedades y la ley del IVA, son:
- Empresas que tengan personalidad jurídica: los contribuyentes que están obligados a presentar el IS, deben llevar la contabilidad. Esto incluye a las empresas que gozan de personalidad jurídica, es decir, de sociedades mercantiles.
- Empresas no mercantiles: las empresas que no realizan actividades mercantiles, llevan su contabilidad de modo que identifican los ingresos y gastos a las rentas exentas y no exentas.
¿Cómo hacer un libro contable?
Aprender a como hacer un libro contable te permite registrar todos las operaciones y movimientos que tenga la empresa.
En el caso del libro diario, debes tener presente que las transacciones se colocan clasificándose en el debe o haber, dependiendo de su naturaleza. Se coloca la fecha y se explica de forma breve lo que se ha realizado.
Un ejemplo del libro contable de lo mencionado es este:
01/02/2023 Pago de los sueldos por transferencia, monto de $500.000 y en el banco se registró un haber de 500$. Al finalizar se deben hacer sumas iguales.
Los Activos siempre deben aumentar en el debe y se disminuyen en el haber, en cambio los Pasivos crecen en el haber y se disminuyen en el debe.
Este registro debe tener las compras más pequeñas y las más costosas, es decir, todas las transacciones que impliquen un manejo de dinero propio de la compañía.
Esto es solo alguno de los ejemplos de asientos contables en el libro diario.
Beneficios de los libros contables
Los beneficios de los libros contables son:
- Llevan una contabilidad ordenada: el registro lleva un orden de cada cuenta y logra estar al tanto de cada detalle.
- Contabilidad cronológica: registra todas las transacciones, permitiendo tener un historial para analizar todos los movimientos.
- Disminuye la posibilidad de los errores.
- Los libros contables legales cumplen con las normas y regulaciones establecidas en Chile, permitiendo tener todo actualizado y estar preparados con los libros de auditoría contable.
Consejos para llevar los libros de contabilidad de forma correcta
Los libros de contabilidad no deben tener errores, ya que si esto sucede deben ser corregidos y toma más tiempo hacerlo.
Para llevarlos de forma correcta debes seguir estos consejos:
- Contratar a un contador: esto será una gran inversión porque hará una óptima gestión de los libros de contabilidad. Este profesional opera bajo un mínimo riesgo fiscal porque el orden del registro del capital evitará que la empresa tenga multas y sanciones por parte de las autoridades.
- Ordena y segmenta la información: los datos deben mantenerse actualizados de forma permanente y categorizados en distintos grupos. Esto ayuda a todo el proceso de interpretación, acceso y manejo de la información que es de interés.
- Actualiza la gestión contable: La actualización de toda la contabilidad impacta en los diferentes procesos, como es el caso de los libros. Con la digitalización tendrás la información necesaria y los datos estarán seguros. Esto garantiza estar al día con los registros y no omitir ningún elemento de valor.
- Realizar balances de comprobación antes de cerrar los registros: las revisiones son esenciales para garantizar un registro correcto de los libros. Es recomendable hacer los balances para verificar la coherencia de los registros, movimientos y saldos.
- Hacer auditorías regulares: las auditorías forman parte de la transparencia y detecta patrones negativos que pueden ser un riesgo de problemas de liquidez en el negocio, pérdidas y desvío de fondos. Así que, no solo realices un comprobante de retiro de libros contables, más bien desarrolla un análisis general y corrige imprecisiones de manera oportuna.
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