El asiento contable de las cuentas por cobrar es un elemento esencial para la salud financiera de todas las empresas chilenas.
Pero, ¿te resulta complicado su manejo contable?
Recuerda que este tipo de cuenta no debe pasarse por alto en tu gestión contable, ya que su buena administración y gestión son pilares que permiten un flujo saludable de efectivo y asegurar las obligaciones financieras, además de que se deben registrar como movimientos de tu negocio al Estado.
Es por esto que es fundamental comprender el asiento de cuentas por cobrar, su importancia y cómo se puede contabilizar.
Y en este post te diremos todo esto, junto con sus políticas de cuentas por cobrar y algunos ejemplos de cuáles son las cuentas por cobrar comunes en Chile. Además, te dejaremos un Excel gratis descargable que te permitirá llevar tus cuentas por cobrar de forma ordenada.
Comencemos.
Definición de cuentas por cobrar
La gestión de cuentas por cobrar son los pagos que se debe tener por la venta de un producto o servicio.
Los plazos estipulados son establecidos por el vendedor y son una manera de financiamiento que benefician las relaciones entre las empresas.
Características de las cuentas por cobrar
Estas pueden ser a corto o largo plazo. Cuando la fecha de cobro es inferior a un año, entonces es una cuenta a corto plazo, y cuando es mayor al año, es a largo plazo.
En la factura, donde se figuran los elementos de estas cuentas, se encuentran:
- Los datos del cliente.
- El importe total de la deuda.
- Modo de pago.
- La fecha de vencimiento o plazo de cobro.
Importancia de las cuentas por cobrar para las empresas chilenas
Su importancia radica en dos aspectos importantes. Primero, estas cuentas son un activo esencial para la compañía, provocando un impacto directo en su flujo de efectivo y capacidad para cumplir con las obligaciones operativas y financieras.
Segundo, una buena gestión disminuye el riesgo de incumplimiento de pago, impulsando las relaciones comerciales a largo plazo con clientes que están satisfechos y reforzando la posición financiera de la empresa.
Tipos
Estas cuentas tienen tres tipos de clasificaciones:
- Tipo de cliente: si es comercial por servicios o ventas de bienes, o no comercial por préstamos.
- Tipo de plazo: corto o largo plazo.
- Tipo de pago: al contado o por crédito.
Ejemplos de cuentas por cobrar
Algunos ejemplos donde se presentan las cuentas por cobrar son:
- Ventas a crédito: es cuando una empresa vende un servicio o producto a un cliente y paga en un plazo posterior.
- Depósitos recibidos: cuando un negocio recibe el depósito de un cliente por un servicio o producto que será entregado en el futuro.
- Por arrendamientos: la empresa arrienda una propiedad a una persona u otra empresa y el inquilino no pagó el alquiler.
- Préstamos a los empleados: cuando la empresa concede un préstamo a un trabajador, es considerado cuentas por cobrar a empleados.
- Servicios: la empresa presta al cliente servicios y este no paga de inmediato.
¿Cómo calcular las cuentas por cobrar?
Este es un proceso esencial para la gestión financiera de las empresas porque permite evaluar tanto la solvencia como la liquidez de la misma. Existen dos métodos para hacer su cálculo.
El primero es el saldo de la cuenta, es un método que consiste en sumar los saldos individuales de todas las cuentas pendientes al terminar un determinado período.
Para esto, se debe revisar el libro auxiliar de cuentas por cobrar y considerar solo las cuentas que aún no son pagadas por los clientes.
Su fórmula es: CxC = Σ Saldos individuales de cuentas por cobrar pendientes
El segundo método es del promedio diario, el cual estima las cuentas en función del promedio diario de las ventas a crédito por un determinado período y el plazo de cobro promedio.
Este método es más preciso que el anterior porque considera el flujo constante de los cobros y las ventas.
Su fórmula es: CxC = (Ventas a crédito del día promedio x Plazo de cobro promedio)
Para calcular el promedio del día esta es la fórmula: Ventas a crédito diarios promedio = Ventas totales / Días del período
Para el cálculo del plazo promedio hay que estimar el promedio de días que los clientes demoran en pagar las cuentas.
Esto se realiza por medio de un análisis histórico de las encuestas a los clientes o datos de cobro.
El registro contable de cuentas por cobrar derivadas de la factura exenta de IVA en Chile también deben ser incluidas en el cálculo total de estas cuentas.
Esto se debe a que representan un monto que la empresa espera recoger de los clientes por servicios o bienes vendidos.
Problemas de cuentas por cobrar que debes evitar para una contabilidad saludable
Existen varios problemas comunes que suelen afectar de forma negativa la rentabilidad de una empresa y el flujo de efectivo si no se manejan de modo correcto.
Algunos problemas de cuentas por cobrar que se deben evitar son:
- Procedimientos de los cobros ineficaces: realizar un proceso de cobro eficiente es importante para recuperar los pagos pendientes de manera adecuada.
- Falta de monitoreo y seguimiento: hacer de forma constante un monitoreo de las cuentas permite identificar los clientes morosos.
- Errores de facturación: suelen ser facturas incompletas o incorrectas que generan retrasos y confusiones en los pagos.
- Falta de comunicación con los clientes: tener una comunicación transparente y fluida con los clientes es importante para impulsar las relaciones de pago.
- No contar con adecuadas herramientas de gestión: existen múltiples herramientas de gestión de cuentas disponibles que ayudan a mejorar el proceso de cobro y disminuir el riesgo de morosidad.
¿Cómo llevar las cuentas por cobrar? Consejos paso a paso
A continuación, te mostramos algunos consejos para que realices el proceso de cobranza con éxito:
- Organiza documentos y datos: al mantener ordenada la información, se podrá conocer todos los detalles sobre las deudas y hacerles seguimiento. Para esto se puede clasificar por cliente la fecha de vencimiento, días de morosidad y otros aspectos.
- Envía las facturas a tiempo: cuando el cliente no tiene la factura hay atrasos, ya sea por falta de registro u olvido. Por eso, deben enviarse las facturas, ya que sirven también como un recordatorio.
- Revisa y aplica las políticas de crédito: establecer claros lineamientos sobre el manejo de las cuentas ayudará a tener un mejor control de los clientes a los que se pueda ofrecer este beneficio. Pero, esta posibilidad no es buena dársela a los clientes nuevos porque primero hay que observar sus antecedentes.
- Ofrece beneficios por pago adelantado: los clientes siempre se sienten motivados a pagar a tiempo cuando hay ofertas de descuento. Aunque la cantidad de dinero que se perciba sea menor, lo importante es mantener la liquidez para la empresa.
- Considerar el asiento contable de deterioro de cuentas por cobrar: este es un asiento que se registra cuando existe la probabilidad de que un negocio no cobre el monto total de una cuenta.
Normativa legal que regula las cuentas por cobrar en Chile
Las normativas contables siguen al NIIF. La CMF estipula requisitos y reglas para la presentación de los estados financieros, el cual incluye la contabilización de cuentas por cobrar, en especial para las entidades que cotizan en la bolsa de valores de Chile.
¿Se incluyen las cuentas pendientes de cobro en los estados financieros?
Sí, se incluyen en el balance general dentro de la sección de los activos corrientes, donde se presentan a su valor neto, es decir, restando cualquier provisión para las cuentas incobrables.
La provisión de las cuentas incobrables es un aproximado del monto de estas cuentas que es posible que no se logren cobrar.
El factoring, una herramienta que convierte las cuentas por cobrar en dinero inmediato
Se trata de una herramienta financiera que les otorga a las empresas la opción de transformar sus cuentas en efectivo inmediato a cambio de un descuento.
La empresa que se especializa en factoring, obtiene las cuentas pendientes de cobro de la empresa vendedora y se encarga de cobrar a los clientes.
Las empresas que implementan esta herramienta mejoran su flujo de caja y liquidez, disminuyen el riesgo de morosidad y tienen mejor financiamiento sin necesidad de endeudarse.
Descargar gratis plantilla Excel de cuentas por cobrar
Esta es una herramienta valiosa que ayuda a las empresas a gestionar sus cuentas pendientes de cobro de forma eficiente.
Se puede hacer un cuadro de cuentas por cobrar en Excel para llevar un buen registro, incluyendo el nombre del cliente, el monto y la fecha de la factura.
También, se puede hacer un análisis de cuentas por cobrar en Excel para detectar a los clientes que tienen morosidad o un presupuesto de cuentas por cobrar.
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Preguntas frecuentes
Existe la duda sobre si la cuentas por cobrar es activo o pasivo. Este es un activo corriente del balance general de una empresa.
Cuando son cuentas a corto plazo son activos circulantes y cuando son a largo plazo son activos fijos.
La rotación de las cuentas por cobrar permite saber la cantidad de veces en que un negocio hace las cuentas pendientes de cobro por un lapso contable, es decir, cuántas veces la empresa convierte esos activos en liquidez.
No, los clientes son todos los que compran en un negocio, sin importar la forma de pago, y las cuentas pendientes de cobro son el dinero que los clientes deben al negocio por las ventas a crédito.
Es decir, las cuentas pendientes de cobro son un subconjunto de los clientes y su gestión es esencial para la salud financiera del negocio.
