En Chile, el proceso de cuentas por pagar es una realidad común tanto para las personas como para las empresas, y saber gestionar estas cuentas de forma efectiva para mantener una correcta salud financiera y evitar morosidades con sus proveedores o el Estado.
No importa si estás buscando mejorar tu gestión financiera personal, si eres un emprendedor o un gerente financiero, administrar y dominar estas cuentas de forma eficaz te permitirá optimizar tus finanzas.
En este asunto, no puedes olvidarte de pagar a los acreedores comerciales y otras cuentas por pagar, por ejemplo. Por eso, es fundamental tener un buen sistema para gestionar tus deudas.
En este post, te presentamos una guía completa sobre la cuenta de impuestos por pagar, que abarca su definición, importancia, fórmula y aclaramos la duda sobre si la cuenta por pagar es pasivo o activo.
Definición de cuentas por pagar y sus datos clave
Las cuentas por pagar incluyen todo lo que la empresa debe a los acreedores y proveedores. Por lo general, son deudas a corto plazo que se esperan ser pagadas dentro del año que está transcurriendo.
Otras cuentas por pagar que pueden corresponder son los servicios públicos, privados o mercancía.
Sus datos clave se conforman por:
- Nombre del fiador al que se debe.
- Número de la factura.
- Fecha del recibo de la factura.
- Monto total de pago.
- Número de cuenta de la entidad.
- Tipo de gasto.
- Estado de pago de la factura, si está pendiente o pagada.
- Plazo del pago.
Cabe destacar que, las cuentas por pagar de clientes son un componente esencial para la contabilidad financiera porque influyen en su estado de resultados y afectan al balance general.
Ejemplos de cuentas por pagar
Algunos ejemplos donde se pueden apreciar este tipo de cuentas son:
- Pago de alquileres o arriendos.
- Pago de los sueldos a pagar a los colaboradores.
- Pago de los servicios como agua, internet, luz, gas.
Clasificación de cuentas por pagar
Esto dependerá del tiempo de vencimiento que se haya estipulado con el acreedor para liquidar el pago. Pero, se clasifica de dos formas:
A corto plazo
Se conocen como cuentas por pagar de pasivo corriente y su pago se debe efectuar en menos de 12 meses y, por lo regular, sus pagos son mensuales, semanales o diarios.
A largo plazo
Estas se conocen como cuentas por pagar de pasivos no corrientes, donde su pago se realiza en más de 12 meses. Además, es esencial reclasificarlas como deudas a corto plazo al terminar el ejercicio contable.
¿Por qué es importante llevar un buen control de las cuentas pendientes de pago en Chile?
La monitorización, gestión y cancelación dentro del programa de las cuentas por pagar es crítico para prevenir los recargos por intereses de demora.
También, hay otras consecuencias desagradables que proceden del impago, como los reclamos legales y el desprestigio de la marca frente a los proveedores.
No cabe duda, que una administración efectiva de las obligaciones de la empresa disminuye la pérdida de recursos o los riesgos de fraude.
Cuando un negocio crea solvencia, gana una buena reputación en el mercado, facilitando a su vez financiamientos o créditos no solo por parte de los proveedores, sino también por parte de las entidades bancarias.
¿Cómo llevar un correcto control de cuentas por pagar? Paso a paso
Tener un excelente control de cuentas por pagar facilita una base sólida para las estrategias de financiamiento de la empresa o para definir las opciones de financiamiento con las que puede tener el negocio.
Los pasos para su correcto control son:
- Ejecutar una orden de compra: explica los servicios o artículos que se van a adquirir junto con el precio. También, se enumeran las condiciones y términos de los plazos de entrega y transacción.
- Hacer un informe de recepción: el proveedor registra los servicios o bienes concedidos y enumera el pago adeudado al proveedor.
- Recibir y pagar la factura del proveedor: al recibir la factura, la empresa procesa el pago.
- Almacenar de forma segura los documentos: todos los documentos deben guardarse bien para que nadie ajeno a la empresa tenga acceso a ellos.
- Efectuar un sistema de gestión digital: estas herramientas permiten centralizar procesos que simplifican la gestión diaria del análisis de cuentas por pagar.
- Definir un proceso de seguimiento y aprobación: incluye adherirse a los plazos de pago, usando un financiamiento directo para adelantar las facturas pendientes de cobro y acelerar los flujos de liquidez en la empresa.
- Monitorear de manera constante las cuentas por pagar y analizar el flujo de efectivo: entender los ciclos del flujo de efectivo que posee la empresa permite conocer las necesidades futuras y planificar mejores pagos.
Fórmula de promedio de cuentas por pagar
La fórmula para calcular el CP es la siguiente:
- Promedio de CP = (Saldo de CP al comienzo del ciclo + Saldo de CP al culminar el ciclo) / 2
El saldo CP al comienzo del ciclo es el que se está analizando y se consigue del balance general de la empresa al empezar el período.
El saldo CP al culminar el ciclo es el que se analiza y se tiene del balance general de la empresa al terminar el período.
Indicadores de cuentas por pagar
Los indicadores de CP facilitan valiosa información para tomar decisiones estratégicas, identificar áreas de mejora y optimizar el flujo de la caja. Los indicadores más importantes son:
Índice de rotación de cuentas por pagar: cómo se calcula
El índice de rotación de las cuentas por pagar calcula la rapidez con la que la compañía paga los deberes que tiene con sus vendedores.
Este se calcula dividiendo las compras totales a crédito por un determinado tiempo por el saldo promedio CP durante el mismo período.
Si el índice es alto significa que la empresa está pagando las facturas rápido y aprovecha al máximo los términos de crédito.
Su fórmula es: Índice de rotación de CP = Compras a crédito / saldo promedio de CP
Tiempo promedio para aprobar una factura
Este se encarga de calcular la eficacia del proceso de confirmación de cuentas por pagar de la compañía.
Se logra calcular dividiendo el total de los días que se demora en aceptar todas las facturas por un tiempo establecido por el número total de las facturas aprobadas en el mismo período.
Al haber un tiempo de aprobación corto es señal de que hay un proceso eficiente que minimiza los retrasos en los pagos.
Días por pagar pendientes (DPP)
Los DPP representan el número promedio de los días que una entidad demora en pagar las facturas y se calcula dividiendo el saldo promedio de CP por todas las compras a crédito por un período establecido.
Cuando un DPP es bajo quiere decir que la empresa está pagando sus facturas a tiempo y mantiene buenas relaciones con los proveedores.
Además, un programa para cuentas por pagar puede tener un gran impacto en las DPP, ya que automatiza tareas como el procesamiento y recepción de facturas.
Porcentaje de facturas directas
Se encarga de medir la proporción de facturas pagadas sin tener una previa aprobación. Se calcula dividiendo el número de las facturas directas por el número total de las facturas que han sido procesadas por un determinado tiempo.
Un elevado porcentaje es un índice de que el proceso de pago es eficiente y minimiza la carga administrativa.
De hecho, hemos notado en nuestra empresa contable que muchas Pymes terminan realizando un término de giro comercial en Chile porque tienen un muy alto porcentaje de cuentas pendientes por pagar y el negocio ya no se hace rentable.
Así que, es vital mantener controlado el indicador de porcentaje de facturas directas por pagar.
Retorno de la inversión en la automatización de facturas
Su propósito es calcular el rendimiento de invertir en un sistema de software para conseguir automatizar el proceso de gestión de CP.
Se puede calcular comparando los ahorros en sus costos y la mejora de su eficiencia obtenidos con la automatización con el mantenimiento del sistema y el costo de implementación.
Esta automatización suele tener un impacto positivo también en la auditoría de cuentas por pagar porque disminuye el riesgo de fraude y mejora su eficiencia.
Descargar plantilla Excel de cuentas por pagar
Ahora te daremos una plantilla de cuentas por pagar para que puedas organizar y gestionar las obligaciones financieras de tu empresa de la mejor forma.
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En Los Contadores SpA ofrecemos servicios de asesoría contable, donde te ayudamos en la gestión de CP para que optimices tus procesos, mejores la eficiencia financiera y reduzcas los costos.
Todo esto lo podemos lograr porque tenemos profesionales experimentados y muy capacitados en la gestión de CP que poseen profundo conocimiento en las regulaciones contables y fiscales.
En pocas palabras, somos la mejor empresa de contadores que puedes encontrar en Chile.
Preguntas frecuentes
Son un pasivo porque eres tú quien debe, de lo contrario serían cuentas por cobrar que son un activo que representa el dinero que los clientes deben.
Son esas personas jurídicas o físicas que han proporcionado servicios o bienes a una empresa y todavía no han recibido el pago que corresponde.
Como son un pasivo, se registran como un crédito dentro del balance general de la empresa.
