Una planilla de Excel de los ingresos y egresos es la herramienta más eficaz para llevar un excelente control contable de tu empresa, porque permite tener un registro detallado de la financiación y salud financiera del negocio.
Gracias a estos dos conceptos, el manejo del dinero se puede definir mejor, identificando dónde puedes ahorrar y en qué estás gastando más.
¿Quieres aprender más sobre el formato de ingresos y egresos de una empresa?
En este post, encontrarás información detallada de ambos conceptos, su clasificación, por qué son importantes y los tipos que existen.
Además, te explicamos cómo puedes hacer la planilla en Excel de ingresos y egresos de forma sencilla. Y, por supuesto, te dejaremos una plantilla en Excel de ingresos y egresos descargable para que lleves el control de tu negocio a detalle.
¿Qué son ingresos y egresos y cómo identificarlos?
Los ingresos son el dinero que se recibe de diferentes formas como, por ejemplo, las herencias, los salarios, las ganancias que se han obtenido en un negocio y las rentas de los arriendos.
Los egresos son todo lo que gastas en un tiempo definido, por ejemplo:
- Servicios de entretenimiento y comunicación como las suscripciones a internet, televisión por cable, telefonía y servicios streaming.
- Cuidado personal y alimentación.
- Educación.
- Préstamos: de consumo, hipotecario o deudas con un particular u otra entidad financiera distinta a los bancos.
- Servicios básicos como gas, agua y luz.
- Arriendos.
- Transporte: ya sea público o propio, peajes, combustible, póliza de seguros, entre otros.
- Servicios de salud.
Se puede identificar el balance de ingresos y egresos de la siguiente forma:
- Llevando un registro de ingresos y egresos en la contabilidad que contenga las ganancias, salarios y demás dinero que recibiste y sumarlos. También de los gastos y responsabilidades económicas que tuviste por un tiempo.
- Coloca el valor total de los ingresos y réstale el valor total de los egresos.
- Dependiendo del resultado que se tenga, podrás concluir si posees dinero de sobra o tienes más gastos de lo que estás recibiendo.
Estos conceptos básicos son la base para hacer los estudios de ingresos y egresos, ya que estos ayudan a las personas a entender cómo se comparan cada ingreso con los otros grupos.
¿Qué es el libro de ingresos y egresos?
El libro diario de ingresos y egresos es un registro contable formal que se encarga de documentar todas las transacciones financieras de una compañía, usado para propósitos tanto contables como fiscales.
Además, el libro de ingresos y egresos del SII es obligatorio para ciertos contribuyentes en Chile, el cual anota de modo cronológico todas las salidas y entradas de dinero que afectan la caja de la compañía, permitiendo un detallado control del flujo de efectivo.
Clasificación de ingresos y egresos de una empresa en Chile
La clasificación de los ingresos, egresos y saldo permite que las empresas tengan una visión clara de su situación financiera, cumplir con las obligaciones fiscales y mejorar la rentabilidad.
Los ingresos fijos se reciben de manera regular y constante como, por ejemplo, beca, salario, etc. En cambio, los ingresos variables no son constantes, como bonos, horas extras, entre otros.
Por otro lado, están los egresos que pueden ser salidas regulares, como el pago de servicios o bienes, que no ofrecen un retorno en el futuro, o inversiones que sí tienen retorno.
Los egresos se pueden clasificar como variables o fijos, dependiendo de cuál sea su constancia.
Veamos una serie de ejemplos de esta clasificación para entenderlo mejor:
Ejemplos de ingresos de una empresa
- Ventas de productos y servicios:
- Ventas nacionales: Ingresos generados por la venta de bienes y servicios dentro del territorio chileno.
- Ventas internacionales: Ingresos provenientes de la exportación de productos y servicios a mercados extranjeros.
- Ingresos Financieros:
- Intereses ganados: Intereses generados por inversiones en instrumentos financieros.
- Dividendos: Distribuciones de utilidades provenientes de inversiones en acciones o participaciones en otras empresas.
- Otros Ingresos:
- Subsidios y subvenciones: Fondos recibidos del gobierno u otras entidades como apoyo económico.
- Ingresos por alquileres: Dinero obtenido por el arrendamiento de propiedades o equipos.
- Ingresos extraordinarios: Ganancias no recurrentes, como la venta de activos fijos o indemnizaciones.
Ejemplos de egresos de una empresa
- Costos de Ventas:
- Costo de mercancías vendidas (CMV): Costos directos relacionados con la producción o adquisición de los bienes vendidos.
- Costos de servicios prestados: Gastos directos asociados a la prestación de servicios.
- Gastos Operacionales:
- Gastos de administración: Incluyen salarios del personal administrativo, alquileres de oficinas, y otros costos administrativos.
- Gastos de ventas: Gastos relacionados con la comercialización y distribución de productos, como publicidad, sueldos del personal de ventas, y comisiones.
- Gastos de investigación y desarrollo: Inversiones en actividades de I+D para la innovación y mejora de productos o servicios.
- Gastos Financieros:
- Intereses pagados: Pagos de intereses por préstamos y otros financiamientos.
- Pérdidas en inversiones: Pérdidas sufridas por inversiones en instrumentos financieros.
- Otros Gastos:
- Gastos legales y contables: Costos relacionados con servicios legales y contables.
- Gastos de mantenimiento y reparaciones: Desembolsos para mantener y reparar activos de la empresa.
- Gastos extraordinarios: Gastos no recurrentes, como indemnizaciones y multas.
Descargar planilla Excel ingresos y egresos gratis
Puedes tener un mejor control de ingresos y egresos de una empresa en Excel, donde podrás identificar más rápido las oportunidades de ahorro.
Aquí puedes descargar gratis la plantilla de ingresos y egresos en Excel para que empieces a usarla y tengas un mejor registro del flujo de caja y puedas cumplir con tus obligaciones fiscales sin faltas.
¿Cómo registrar ingresos y egresos?
Este formato Excel de ingresos y egresos permite registrar tus datos de manera fácil, solo debes guiarte de estos pasos:
- Abre la planilla de control de ingresos y egresos e identifica las celdas donde ingresarás tus datos, fecha, montos, descripción, categoría. Si la planilla no incluye categorías que necesitas, puedes modificarlas o agregarlas.
- En cada fila de la tabla de ingresos y egresos, coloca la fecha que corresponda al movimiento financiero. En “Descripción” especifica el movimiento, en “Monto” coloca la cantidad de dinero y en “Categoría” selecciona si es ingreso o un egreso.
- La planilla de ingresos y egresos mensuales incluye fórmulas precargadas que calculan de forma automática los saldos, totales y porcentajes. Estas fórmulas te ahorrarán esfuerzo y tiempo, y tendrás una visión más completa.
- Puedes personalizarla, cambiando las tablas dinámicas, el formato de las celdas y colocando gráficos, o agregando campos adicionales para registrar información más específica.
- Por último, guarda la planilla con regularidad para evitar perder los datos y revisar constantemente tu situación financiera.
Esta plantilla la puedes utilizar para establecer metas de ahorro y presupuestos, y para esto debes mantenerla actualizada con todos tus movimientos financieros.
También, te permite categorizar el ingreso y egreso familiar para que mejores la gestión de tus recursos.
¿Por qué es importante saber los ingresos y egresos de una empresa?
Conocer sobre el flujo de caja de los ingresos y egresos es fundamental para tener una visión clara de la situación financiera de la empresa, permitiendo una comprensión precisa sobre su liquidez, rentabilidad y solvencia.
Esto también permite identificar los riesgos en áreas que sea necesario mejorar su eficiencia y reducir los costos, y aprovechar las oportunidades de aumentar las ventas, tomando decisiones estratégicas basadas en datos concretos.
Además, es esencial para el correcto cálculo del Impuesto a la Renta, facilita la elaboración oportuna y precisa de las declaraciones fiscales, y ayuda a evitar sanciones por parte del SII.
La elaboración de presupuesto de ingresos y egresos de una empresa es realista, estableciendo una valoración de verdad para las actividades operativas, gastos e inversiones.
También, es importante para optimizar el uso de los recursos, como activos fijos, materia prima y mano de obra, y negociar mejores precios con proveedores porque se tiene una comprensión más clara de todos los costos de producción.
Otro punto a destacar sobre el informe contable de ingresos y egresos es que es valioso para obtener financiamiento de inversionistas, bancos y otras entidades financieras.
Esto se debe a que demuestran a los acreedores la capacidad que tiene la empresa para cumplir con las obligaciones financieras.
Lo que facilita al mismo tiempo la atracción de nuevas inversiones al mostrar su rentabilidad y potencial de crecimiento del negocio.
¿Cómo hacer la planilla de ingresos y egresos?
A continuación, te explicamos cómo hacer una planilla de ingresos y egresos desde cero:
- Crea una hoja nueva de cálculo en Excel y en la primera fila debes definir las columnas fecha, descripción, monto y categoría. También, puedes colocar columnas adicionales como tipo de documento, RUT del emisor, entre otros.
- Identifica las categorías que establece el SII de ingresos, como ventas, ingresos no afectos, servicios y otros ingresos. Y, en los egresos indica las compras, arriendos, remuneraciones, etc.
- Registra todos los movimientos en la fila de la planilla, indicando fecha, monto, descripción y categoría.
- Usa fórmulas para calcular el total de los ingresos, egresos, saldo final que es el total de cada uno y el porcentaje de cada categoría de gasto.
- Ajusta las tablas dinámicas, celdas y agrega gráficos, e incluye elementos visuales que ayuden a una fácil compresión de tu información. Si lo deseas, puedes colocar un cuadro para control de ingresos y egresos que también se adapta a las necesidades que tengas.
- La planilla debes analizarla para identificar los patrones, tendencias y áreas de oportunidad. Algunos ejemplos de ingresos y egresos que puedes analizar son buscar formas de aumentar los ingresos o identificar los gastos innecesarios.
Algo que podrá ayudarte con la planilla es el diagrama de flujo de ingresos y egresos, ya que también ayuda a comprender, gestionar y analizar las finanzas de modo eficiente.
Además, puedes utilizar la calculadora de IVA en Chile para saber el monto que debe aplicarse a cada transacción, considerando la tasa vigente de IVA y los casos especiales o exenciones.
Tipos de ingresos y egresos hospitalarios
Los egresos e ingresos hospitalarios se clasifican en distintas categorías dependiendo del tipo de paciente y el motivo de la atención médica.
La clasificación se hace de la siguiente forma:
- Ingresos hospitalarios: se clasifican según el motivo de la atención:
- Por enfermedad: pacientes que necesitan atención médica por una lesión o enfermedad y son ingresos de urgencia o programados.
- Por cirugía: son pacientes que requieren intervención quirúrgica.
- Por maternidad: mujeres que van a dar a luz en el hospital.
- Otros motivos: como procedimientos especiales, rehabilitación o exámenes diagnósticos complejos.
- Egresos hospitalarios: dependiendo del estado del paciente se clasifican al momento del alta en:
- Por mejoría: cuando el estado de salud del paciente ha mejorado y no necesita hospitalización.
- Por transferencia: paciente trasladado a otro centro de salud para seguir su tratamiento.
- Por voluntaria: egreso del paciente por decisión de la familia o propia, cuando su estado de salud lo permite.
- Por fallecimiento: cuando el paciente ha fallecido durante la hospitalización.
- Otros motivos: falta de pago, fuga del paciente o solicitud judicial.
La administración de ingresos y egresos usa códigos únicos que ha establecido el Ministerio de Salud para cada una de estas herramientas.
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En Los Contadores SpA ofrecemos servicios de contabilidad en Chile donde te ayudamos a gestionar tus ingresos y egresos de una forma precisa y eficiente, para que tu empresa mejore su rentabilidad y reduzca costos.
Somos los indicados para mejorar la organización y precisión de tus registros financieros.
