Dentro del universo de la contabilidad, la memoria contable juega un papel fundamental, ya que es la que enriquece y complementa la información financiera que deben presentar las empresas como parte de las cuentas anuales.
Aunque el balance de situación y la cuenta de las pérdidas y ganancias son lo primordial en la contabilidad, no pueden funcionar sin la memoria de estados contables.
Pero, ¿qué significa memoria contable? ¿Es importante? ¿Es obligatorio en Chile?
En este post, responderemos cada una de estas preguntas para que puedas entender mejor el corazón financiero de tu empresa. Comencemos.
¿Qué es memoria en contabilidad?
Es un documento que pertenece a los estados financieros que conforman la contabilidad de la empresa.
Su función es ampliar, completar y aclarar la información que contienen las cuentas anuales que son las ganancias, el balance, el estado de flujos de efectivo, la cuenta de pérdidas y el estado de cambios en el patrimonio neto.
En la memoria de una empresa se recogen los hechos, objetivos, resultados, entre otros, donde los bancos, accionistas y otros grupos pueden conocer su actividad durante este ejercicio económico de manera precisa.
Se suele presentar cada 12 meses, si no cambian las condiciones, como la disolución de la empresa o una fusión, y los que responden a la veracidad de su información son los administradores de la compañía.
¿Es obligatoria la memoria de los estados contables en Chile?
La memoria financiera de una empresa forma parte de los libros contables que son obligatorios y debe presentarse ante el Registro Mercantil.
También, deben presentarse la cuenta de ganancias y pérdidas, el balance de situación, el estado de flujos de efectivo o el estado de cambios en el patrimonio neto.
En pocas palabras, la memoria contable sí es un documento obligatorio según indica la normativa prevista en la Ley de Sociedades de Capital.
Todas las empresas tienen la obligación de cumplir con la responsabilidad anual de:
- Sociedades anónimas.
- Fondos de pensiones.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Sociedades comanditarias de garantía recíproca y acciones.
- Todas las empresas que, en virtud de la actual normativa, están obligadas a publicar sus cuentas anuales.
¿Por qué es importante la memoria en contabilidad?
La importancia de la memoria en contabilidad se debe a que:
- Hace más entendible los datos referentes a la situación patrimonial.
- Permite realizar comentarios relativos a hechos que son fundamentales, como participación en inversiones y metas alcanzadas.
- Los resultados y el balance, así como el estado de flujo de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio neto, no son aptos en cuanto a los datos que aportan. Por eso, la memoria contable complementa y amplía a esos estados.
- Realiza comentarios sobre los diferentes instrumentos que se muestran al finalizar el ejercicio económico.
Al comprender mejor la contabilidad financiera en Chile podrás tener una base sólida para apreciar el valor de la memoria en contabilidad.
¿Cuál es la estructura de la memoria contable de una empresa?
El modelo de memoria contable contiene la siguiente información:
- El objetivo social y el tipo de actividad comercial que realiza la empresa.
- Muestra cuáles son las normas de registro usadas.
- Resalta los posibles cambios de las actividades de inversión.
- Indica los tipos de financiamientos aplicados.
- Enseña los resultados del impacto ambiental.
- Recursos en divisas.
- Se apega al principio de la imagen fiel y lo muestra de forma detallada.
- Define la forma en que se consiguen los resultados.
- Refleja la situación de la empresa en materia tributaria.
- Suministra las cuentas de los pagos del personal.
- Presenta cuánto ha ingresado y gastado.
La estructura de la memoria financiera es la siguiente:
- Actividad de la compañía.
- Aplicación de los resultados.
- Inmovilizado de material e intangible.
- Instrumentos financieros.
- Moneda extranjera.
- Gastos e ingresos.
- Información sobre el medio ambiente.
- Transacciones con pagos que se basan en los instrumentos del patrimonio.
- Combinaciones de los negocios.
- Activos no corrientes que se mantienen para la venta y operaciones suspendidas.
- Operaciones con las partes conectadas.
- Información fraccionada.
- Bases de presentación del modelo de memoria anual.
- Normas de valoración y registro.
- Inversiones inmobiliarias.
- Arrendamientos y otros tipos de operaciones de naturaleza parecida.
- Existencias.
- Situación fiscal.
- Contingencias y provisiones.
- Remuneraciones a largo plazo al personal.
- Legados, subvenciones y donaciones.
- Negocios conjuntos.
- Hechos anteriores al cierre.
- Otra información.
Tipos de memoria contable
Existen dos tipos de asientos de memoria contables, los cuales son:
- Memoria ordinaria: deben presentarla las empresas con un alto volumen de activos. Este incluye 25 notas, que se referencian de forma directa con los estados financieros presentados, mediante un número colocado en la columna correcta.
- Memoria abreviada: ideal para las pequeñas y medianas empresas, donde solo tienen que rellenar 10 notas.
¿Cómo hacer la memoria contable de empresas en Chile?
El modelo de la memoria contable debe cumplir con los requisitos establecidos por el Plan General de Contabilidad.
Este debe recoger la información exigida para conocer de forma detallada la situación y el comportamiento de la empresa durante el ejercicio económico. Sin embargo, cuando la información no es relevante, puede ser omitida.
Además, su información cuantitativa debe referirse al año en vigor, pero también es necesario integrar las relativas al año anterior para realizar comparaciones.
Por otro lado, lo que se establece para las compañías asociadas también es aplicado para las compañías multigrupo.
Dentro de la contabilidad, dos empresas se encuentran asociadas cuando una de ellas tiene, de manera directa o indirecta, un 20% de su capital, mientras que la empresa multigrupo es la que se encuentra gestionada por una o más empresas del grupo.
También, deben adecuar las normas de valoración y registro para que el contenido de la memoria y balance se presente con la mejor claridad.
Un contador para declaración de renta puede ser de gran ayuda al momento de hacer la conformación de las memorias financieras.
¿En qué momento se entregan las cuentas contables en Chile?
Esto dependerá del tamaño de la empresa y su régimen tributario. Los plazos específicos son:
- Contabilidad simplificada: la declaración anual de impuestos a la renta (DAI) y sus estados financieros anuales deben presentarse hasta el 29 de abril del año siguiente al ejercicio gravable.
- Contabilidad completa: deben presentar su DAI y los estados financieros anuales hasta el 30 de mayo del año siguiente al ejercicio gravable.
- Empresas que están acogidas al régimen de renta presunta: deben presentar su DAI y los estados financieros anuales hasta el 29 de abril del siguiente año al ejercicio gravable.
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