Llevar la contabilidad de un negocio en un cuaderno es una de las opciones que eligen las microempresas para mantener un buen control financiero y que todo sea comprensible y claro para el dueño del negocio y los accionistas.
Y esto aplica, sobre todo, cuando no se cuenta con una buena asesoría contable y tributaria externa que lleve la contabilidad del negocio con un software contable moderno y eficiente.
Al mantener un cuaderno de contabilidad en orden, se pueden hacer estrategias que mejoran y facilitan el desarrollo económico del negocio.
Y tú, ¿quieres tener un buen registro del cuaderno de contabilidad, pero no sabes cómo llenarlo?
En este post podrás aprender cómo se llena el cuaderno de contabilidad, las ventajas que tiene este método y, además, te daremos algunas ideas para que puedas hacerlo de una forma fácil y práctica.
Comencemos.
¿Qué es un cuaderno de contabilidad?
Es un soporte que lleva un registro de toda la información tanto financiera como económica de un negocio y así tener una imagen más precisa de todo lo que entra y sale.
Esto permitirá conocer si el negocio está teniendo ganancias o no, y qué es lo que de verdad está generando dinero.
¿Se puede llevar la contabilidad de un negocio en un cuaderno?
Sí, es posible llevar la contabilidad de un negocio en un cuaderno, en especial cuando no tienes una aplicación para hacerlo o no sabes utilizar Excel.
Además, si eres una persona que prefiere hacer las cosas de su negocio de forma tradicional porque te resulta más confiable, entonces puedes hacerlo en un cuaderno sin ningún tipo de problema.
Ventajas de llevar un cuaderno de contabilidad
Las ventajas de tener la contabilidad de un negocio en un cuaderno son:
- Mantiene un control del estado económico del negocio.
- El registro de los bienes es muy detallado.
- Registra todas las responsabilidades financieras del negocio.
- Completa la contabilidad de modo cronológico, es decir, cuando se hace de forma efectiva la transacción.
- Permite cumplir con la legislación del país y tener todo al día, en caso de ser una entidad privada.
- Al tener todo en un cuaderno de apuntes de contabilidad de costos, se evita correr el riesgo de perder la información por hackeo del servidor donde se estaba llevando la contabilidad.
- Se puede prevenir borrar por accidente los registros, en caso de usar el formato Excel.
¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio en un cuaderno?
La contabilidad de un negocio en un cuaderno puede realizarse de manera sencilla y sin complicaciones. Por eso, te diremos cómo debes hacerlo.
Algo que siempre debe tener un cuaderno de cuentas de contabilidad es el mes y la fecha, ya que esto permitirá un mayor control.
Se debe anotar los ingresos, el cual tiene el detalle, donde se describe la operación, y el valor, que es la cantidad del dinero. En los egresos es igual, el detalle y el valor.
Por ejemplo, un negocio tiene un saldo inicial en caja de 100.000 pesos, el cual sería un ingreso. También, se realizaron tres ventas, una de 20.000, 30.000 y 100.000 pesos.
En los egresos, se tuvo que pagar el recibo de luz de 20.000 pesos y se realizaron dos compras de mercancía, una de 50.000 pesos y otra de 100.000 pesos.
Al finalizar el día, se hace el total de todo. Se suma primero los ingresos, que incluye el saldo inicial y las ventas, dando un total de 250.000 pesos.
Luego, se hace con los egresos, donde el total es de 170.00 pesos. Por último, se resta el ingreso con el egreso para dar el saldo final de la caja, que sería de 80.000 pesos.
Este balance del cuaderno de contabilidad permite tener un claro control de lo que entra, sale y lo que debería quedar durante el día.
¿Cómo llenar un cuaderno de contabilidad de 3 columnas?
Es necesario tener un sistema de orden para poder llenar un cuaderno de contabilidad de 3 columnas. A continuación, te mencionamos los pasos que debes seguir:
- Ingresa el año que se empezará a registrar las transacciones, luego, se coloca su descripción que incluye las ganancias y gastos. Estos tienen los nombres de caja, gastos generales y registros finales de las transacciones en los meses correspondientes al año.
- Después, están las 3 casillas con los nombres debe, haber y capital. Esto dependerá de la transacción que se realice en el mes y se llenará por categoría.
- Al haber terminado la transacción en el cuaderno, debe separarse por un número, el cual describe a qué número pertenece esa transacción. Esto se hace para cuando llegue a surgir un error en el asiento y pueda ser anulada y corregida dependiendo del número que corresponda de manera cronológica.
¿Cómo llenar un cuaderno de contabilidad de 4 columnas?
Para llenar el cuaderno de contabilidad de 4 columnas se debe comprobar antes el saldo y colocar todas las cuentas que se realiza, el débito que es el saldo del debe, los créditos que son los saldos del haber y los saldos.
Los saldos pueden ser deudor y acreedor, así que deben anotarse según los gastos o ingresos que se hayan obtenido.
En el balance general del cuaderno de apuntes contabilidad se empieza con caja. Por ejemplo, la suma del debe es de 148.000 pesos, el haber es de 120.000 y el saldo deudor es de 28.000 pesos.
En mercadería se tiene un débito 133.900 pesos, un crédito de 38.100 pesos y un saldo deudor de 95.800 pesos.
También, está cuentas por pagar, donde solo hay un crédito de 7.000 pesos y, en este caso, será acreedor con el mismo monto.
Por último, se realiza la sumatoria de todo para saber si el saldo es deudor, acreedor o es nulo.
Llevar la contabilidad de un negocio en un cuaderno de 4 columnas no es algo complicado, es más sencillo y permite tener las finanzas más ordenadas.
Ideas para llevar un cuaderno de contabilidad
La contabilidad de un negocio en un cuaderno es una excelente forma de dar seguimiento a todo el dinero que se tiene.
Por eso, te mencionamos algunas ideas que te ayudarán a realizar mejor la contabilidad, las cuales son:
- Escoger el tipo de cuaderno apropiado: existen una gran variedad de cuadernos, pero debes elegir el que se adapte a tus necesidades. Los cuadernos de contabilidad básica son perfectos para los que van comenzando.
- Crear un sistema para la organización: esto permitirá encontrar de manera sencilla la información que se necesita. Los registros se pueden organizar por tipo de transacción, fecha o categoría.
- Las transacciones registrarlas por precisión: al hacer esto se tendrá una imagen precisa de la situación financiera. Si tienes un negocio grande, un cuaderno de contabilidad de 100 hojas podrá ser muy útil para anotar todas las transacciones.
- Mantener actualizados los registros: tener todo actualizado permite estar al día con la situación financiera. Esto se puede hacer todos los días, cada semana, una vez al mes o trimestral.
Al momento de llenar las hojas de contabilidad del cuaderno usa un lápiz o bolígrafo que permita una lectura sencilla, firma todos los registros y guárdalos en un lugar seguro.
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